Miten Tringa käsittelee henkilötietojasi?


Helsingin Seudun Lintutieteellisen Yhdistyksen – Helsingforstraktens Ornitologiska Förening Tringa ry:n jäsenet, tukijat, luottamushenkilöt ja muut vapaaehtoiset, sidosryhmien edustajat, retkille ja tapahtumiin osallistujat, kilpailuihin ja arvontoihin osallistujat, lintuhavaintojen ilmoittajat.

Kiitokset, että olet Tringan jäsen, tukija, osallistut retkillemme ja muihin tapahtumiimme tai tuet muuten toimintaamme! Arvostamme aktiviisuuttasi lintuharrastuksen ja -suojelun parissa ja olemme vastavuoroisesti sitoutuneet käsittelemään henkilötietojasi lain- ja asianmukaisella tavalla ja tarkkuudella.

1. Rekisterinpitäjän yleiset tiedot

Rekisterinpitäjä:
Helsingin Seudun Lintutieteellinen Yhdistys – Helsingforstraktens Ornitologiska Förening Tringa ry
Y-tunnus 0906679-4
Annankatu 29 A 16, 00100 Helsinki

Yhteyshenkilö:
Johannes Silvonen, toiminnanjohtaja, Tringa ry
toiminnanjohtaja@tringa.fi

2. Henkilötietojen käsittelyperusteet

  • Lakiin perustuva oikeus (yhdistyksen jäsenluettelon ylläpito)
  • Oikeutettuun etuun perustuva oikeus (muut kuin lain edellyttämät jäsentiedot, vapaaehtoisten ja lahjoittajien/tukijoiden, yhteistyökumppaneiden, sidosryhmien ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden rekisterin ylläpito), jonka perusteella Tringa ry:n ja rekisteröidyn henkilön välille syntyy asiallinen yhteys
  • Suostumukseen perustuva oikeus (Tringan uutiskirjeen tilaajat, Tringan retkille ja muihin tapahtumiin osallistujat)
  • Yleistä etua koskeva peruste (tieteelliseen tutkimukseen käytettävät lintuhavainnot Tiira-lintutietopalvelussa). Näiden tietojen käsittely perustuu myös oikeutettuun etuun sekä rekisteröidyltä saatuun suostumukseen.
  • Sopimukseen perustuva oikeus (Tringan julkaisujen tilaajat ja muu myyntitoiminta)

Tringan henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on jäsenyyden, tukijuuden tai muun asiallisen yhteyden hallinnoiminen sekä osapuolten välisen suhteen ja siitä johtuvien velvoitteiden hoitaminen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on lisäksi yhteydenpito, Tringan toiminnasta tiedottaminen ja markkinointi esimerkiksi julkaisujen, uutiskirjeiden, kilpailujen ja arvontojen avulla.

Tringa voi käsitellä tietojasi myös nykyisten ja tulevien palveluiden, toiminnan ja/tai tuotteiden suunnitteluun, toteutukseen, ylläpitoon ja edelleen kehittämisen mahdollistamiseen sekä mielipide- ja markkinointitutkimuksiin. Näissä tarkoituksissa henkilötietojasi pyritään ensisijaisesti käyttämään tavalla, jolla tietojasi ei voida yhdistää suoraan sinuun.

3. Rekisterin tietosisältö

Keräämämme henkilötiedot ovat pääasiassa sinun Tringalle antamiasi tietoja. Tringa kerää henkilötietoja suoraan sinulta seuraavissa yhteyksissä:

  • ilmoittautuessasi Tringan jäseneksi (kaikki mahdolliset jäsenluokat)
  • ilmoittautuessasi Hangon lintuaseman tukijaksi, Haliaksen ystäväksi
  • lahjoittaessasi muutoin rahaa Tringan järjestämiin keräyksiin
  • liittyessäsi Tiira-lintutietopalvelun käyttäjäksi ja ilmoittamalla lintuhavaintojasi palvelun kautta
  • ilmoittautuessasi havainnoijaksi Hangon lintuasemalle
  • ilmoittautuessasi retkillemme, opastuksillemme, kursseillemme tai muihin tapahtumiimme
  • ilmoittautuessasi vetoomuksiimme
  • ilmoittaessasi kiinnostuksesi testamenttilahjoittamista kohtaan
  • osallistuessasi Tringan järjestämiin kilpailuihin ja arvontoihin
  • tilatessasi Tringan uutiskirjeen tai muuta materiaalia
  • vastatessasi kyselyihimme
  • antaessasi Tringalle palautetta tai ollessasi Tringaan muutoin yhteydessä

Tringa ry voi kerätä ja käsitellä seuraavia henkilötietoja:

  • koko nimi ja yhteystiedot (kuten postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä maa)
  • yksilöintitiedot (kuten sukupuoli ja syntymävuosi)
  • Tringan ja rekisteröidyn välisen suhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot (kuten suosimasi yhteydenpitotapa, käytettävä kieli, tiedotuslehden tai uutiskirjeen lähetysmuoto ja aika sekä asiointiasi koskevat muut tarpeelliset tiedot)
  • lahjoitus- ja maksutiedot (kuten pankkitilitiedot, lahjoitusmäärä ja aika)
  • mikäli toimit yhtiön tai muun organisaation yhteyshenkilönä, tieto yhtiöstä tai muusta organisaatiosta, jonka palveluksessa toimit sekä tieto tittelistäsi/asemastasi
  • käyttämääsi laitetta tai yhteyttä koskevat tiedot (kuten laitetunnus, MAC-osoite, laitteistomalli, käyttöjärjestelmä sekä IP-osoite).

4. Evästeet

Keräämme tietoa verkkosivustomme käyttötavoista tarjotaksemme vierailijoille paremman käyttökokemuksen ja kehittääksemme sivuston toimivuutta.

Käyttämällä verkkosivustojamme (www.tringa.fi tai www.halias.fi) hyväksyt evästeiden käytön. Evästeiden avulla Tringa ry:

  • kerää tietoa verkkosivuston käytöstä, IP-osoitteestasi sekä siitä, mistä muista verkkosivustoista olet kiinnostunut
  • parantaa verkkosivuston käytettävyyttä sekä käyttökokemusta
  • tallentaa tietoa siitä, millä selaimella ja laitteella verkkosivuillamme vieraillaan
  • kohdentaa verkkosivujen sisältöä ja mainontaa aikaisempien vierailujen pohjalta

Mikäli et halua, että keräämme evästeitä sinusta vieraillessasi verkkosivuillamme voit rajoittaa evästeiden käyttöä tai estää evästeet kokonaan selaimesi asetuksista. Tällöin et kuitenkaan välttämättä pääse verkkosivustollemme tai pysty täysin käyttämään verkkosivustoa tai sen ominaisuuksia.

Käytämme seurantaan Google Analytics -palvelua. Päätelaitteesi IP-osoite anonymisoidaan palvelussa aikaisimmassa mahdollisessa vaiheessa. Kävijätilastoihin ei talleteta henkilötietoja, eikä niistä voi tunnistaa päätelaitettasi tai sijaintiasi.

Teknisiä lisätietoja saat täältä.

5. Tietojen luovuttaminen ja siirto

Tringa ei lähtökohtaisesti luovuta tietoja ulkopuolisille ilman, että rekisteröity henkilö on hyväksynyt tietojen luovutuksen. Tietyissä tilanteissa henkilötietoja voidaan luovuttaa muille osapuolille myös ilman suostumusta esimerkiksi mikäli laki tai viranomaismääräys velvoittaa luovuttamaan tietoa.

Voimme siirtää henkilötietojasi toimeksiannostamme tietoja lukuumme käsitteleville palveluntarjoajille ja alihankkijoille (postituspalvelut, painotalot), joiden kanssa olemme tehneet sopimuksen henkilötietojen käsittelystä. Lisäksi, mikäli olet osallistunut vetoomukseen, jota organisoi Tringan lisäksi jokin kolmas taho, saatamme jakaa vetoomukseen antamasi tiedot tällaisen kolmannen tahon kanssa.

Tringa ei luovuta henkilötietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.

6. Rekisterin suojaaminen ja tietojen käsittelyn periaatteet

Tringa noudattaa henkilötietoja käsitellessään lainsäädännön asettamia huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteita sekä hyvää tiedonhallintatapaa. Pyrimme henkilötietoja käsitellessämme varmistamaan, että tietojen käsittely on asiallisesti perusteltua ja tarpeellista kuvattuihin käyttötarkoituksiin nähden.

Tringa ja henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat Tringan mahdolliset palveluntarjoajat pyrkivät pitämään henkilötiedot turvassa ja kohtuullisin teknisin ja organisatorisin toimin suojelemaan henkilötietoja luvattomalta pääsyltä, vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, siirtämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytökseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.

Vain sellaisilla Tringan toimihenkilöillä sekä vastuutehtävissä toimivilla retkioppailla tai Tringan palveluntarjoajien työntekijöillä on pääsy henkilötietoihin, joiden on tehtäviensä perusteella tarpeellista käsitellä henkilötietoja.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Voit ottaa yhteyttä Tringaan saadaksesi tiedoistasi yhteenvedon. Tringa toimittaa yhteenvedon lähtökohtaisesti 30 päivän kuluessa yhteydenotosta. Tringa varmistaa pyynnön esittäjän henkilöllisyyden ennen tietojen toimittamista. Yhteenvetoa ei toimiteta tietoturvasyistä sähköisesti. Yhteenveto on ensimmäisellä kerralla ilmainen.

Sinulla on myös oikeus pyytää virheellisten, tarpeettomien, puutteellisten ja vanhentuneiden tietojen korjaamista ja/tai poistamista sekä niiden käsittelyn rajaamista. Sinulla on lisäksi tietyissä tilanteissa oikeus kieltää tietojesi käsitteleminen.

Mikäli olet antanut suostumuksesi sähköiseen suoramarkkinointiin, sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus. Sinulla on myös aina oikeus kieltää sähköinen suoramarkkinointi.

Mikäli haluat käyttää oikeuksiasi tai sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta tai henkilötietojesi käsittelystä, pyydämme ottamaan sähköpostitse yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön (ks. sivun alussa).

Tringa pyrkii aina ratkaisemaan henkilötietojen käsittelyä koskevat erimielisyydet suoraan kanssasi. Mikäli olet kuitenkin tyytymätön henkilötietojesi käsittelyyn, sinulla on oikeus saattaa asia tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietojasi säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista niiden käsittelyn tarkoitusten kannalta. Tietoja päivitetään ja niiden ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisin väliajoin. Tarkastuksen yhteydessä kaikki käyttämättömät ja vanhentuneet tiedot poistetaan.

Tietojen säilytysaika voi vaihdella tietoryhmittäin ja Tringalla voi olla lainsäädännön perusteella velvollisuus säilyttää joitakin tietoja. Esimerkiksi ostotapahtumista syntyneet kuitit on lainsäädännön perusteella säilytettävä kuusi vuotta. Toisaalta tieteellisiä havaintoja (lintuhavaintoja) säilytetään tarkoituksensa vuoksi määräämättömän ajan.

Tämän vuoksi tarkat poistoajat ja poistamiskäytännöt voivat vaihdella. Vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot pyritään kuitenkin aina poistamaan ilman aiheetonta viivytystä.

Jaa tämä juttu:Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Email this to someone
email